Lên Zalo, vào Zoom mỗi ngày, doanh nghiệp Việt đã thực sự làm chủ digital workplace?

Nhiều doanh nghiệp đang ứng dụng các công cụ kỹ thuật số vào xử lý công việc hay các hoạt động vận hành kinh doanh hàng ngày. Từ những cuộc trao đổi qua các công cụ chat như Facebook hay Zalo, chỉnh sửa file văn bản trên Google Docs hay cao hơn nữa là các cuộc trực tuyến qua các nền tảng Zoom. Xu hướng này càng nở rộ hơn trong và sau khi đại dịch COVID-19 bùng nổ. Tuy nhiên, doanh nghiệp ứng dụng tất cả các hoạt động trên đã được xem là xây dựng thành công môi trường làm việc số, hay còn gọi là digital workplace? 

Những năm gần đây, xu hướng digital workplace đã dành được rất nhiều sự quan tâm của giới quản trị kinh doanh và các tập đoàn lớn trên toàn cầu. Một nghiên cứu của Fact.MR công bố gần đây dự kiến thị trường digital workplace toàn cầu sẽ tăng trưởng với tốc độ CAGR 22,3% từ năm 2022 đến năm 2032, đưa giá trị thị trường digital workplace đạt mức 250,2 tỷ USD.

Từ năm 2017 đến năm 2021, ngành công nghiệp này đã có sự tăng trưởng đáng chú ý. Khái niệm về digital workplace đề cập đến việc sắp xếp công nghệ, nhân viên và quy trình kinh doanh bằng cách chuyển đổi số. Nó cho phép nhân viên truy cập các ứng dụng và dữ liệu trên mọi thiết bị, từ mọi vị trí. Các nền tảng digital workplace đề cập đến các giải pháp di động của doanh nghiệp để người dùng làm việc trên các môi trường vật lý, ảo và kết nối một cách liền mạch. Mục tiêu chính đằng sau số hóa nơi làm việc là xây dựng một môi trường lấy người dùng làm trung tâm.

NỞ RỘ CÁC ỨNG DỤNG CHAT, HỌP TRỰC TUYẾN

Đã qua rồi cái thời văn phòng làm việc chỉ đơn thuần là một không gian vật lý, các nhân viên làm việc trong giờ hành chính thông thường. Ngày nay, một văn phòng luôn luôn kết nối, một môi trường luôn trong trạng thái truy cập tức thì đã làm lu mờ ranh giới về “nơi làm việc”. Tuy nhiên, digital workplace vẫn là khái niệm không mấy quen thuộc với các nhà quản trị tại Việt Nam. 

 

“Khi dịch Covid-19 bùng nổ, rất nhiều người đã ở nhà làm việc qua các hệ thống, nền tảng online, như ứng dụng Microsoft Teams, Google Meet hay Zoom …. Đó cũng là một phần của digital workplace”.

Chia sẻ trong chương trình The WISE Talk số thứ 04 với chủ đề: “Xây dựng không gian làm việc số toàn diện: Khó hay dễ?” mới đây, ông Đỗ Danh Thanh, Phó Tổng Giám đốc phụ trách dịch vụ Chuyển đổi Số và Chiến lược Công nghệ Thông tin Deloitte Việt Nam, cho biết digital workplace có thể được hiểu là môi trường làm việc số, và xu hướng này “không hẳn là mới”.

“Khi dịch Covid-19 bùng nổ, rất nhiều người đã ở nhà làm việc qua các hệ thống, nền tảng online, như ứng dụng Microsoft Teams, Google Meet hay Zoom …. Đó cũng là một phần của digital workplace”, ông Thanh nói. 

Các doanh nghiệp hiện nay đã quen thuộc với việc sử dụng thiết bị di động để thực hiện, điều hành công việc hàng ngày, hay các nhân viên bán hàng thường xuyên sử dụng phần mềm trên mobile để nhập các thông tin liên quan tới cơ hội kinh doanh hay theo dõi đơn hàng. Nghĩa là, khi tất cả mọi người đã làm việc “ở cái tầm như vậy”, thì các doanh nghiệp đã phần nào “tiếp cận digital workplace”.

Có thể nói, thị trường công nghệ phát triển và nhiều ứng dụng khác nhau ra đời, từ các ứng dụng giúp mọi người “chat”, trao đổi công việc, quản lý, họp online … Sử dụng các công cụ kỹ thuật số để xử lý, điều hành công việc kinh doanh hàng ngày như vậy là doanh nghiệp đã phần nào có một môi trường làm việc số hóa. Tuy nhiên, theo ý kiến của bà Nguyễn Thị Lan Hương, Giám đốc Tăng trưởng, Nền tảng GapoWork, đó chỉ là những ứng dụng rời rạc, mỗi ứng dụng của một nhà cung cấp khác nhau. 

“Trong thời đại 4.0, đã đến lúc doanh nghiệp cần quan tâm đến việc quy hoạch một cơ quan số, một không gian làm việc số”, bà Hương nói. “Đó sẽ là một nền tảng, hoặc một “super app” (siêu ứng dụng) nào đó, chứa tất cả các tác vụ. Những tác vụ này được tích hợp vào nhau, được quy hoạch theo luồng và được sử dụng thông qua những account (tài khoản) được định danh theo từng người trong tổ chức. Super app đó giúp doanh nghiệp quy hoạch tài nguyên, quy hoạch thông tin, giúp các nhân viên tiết kiệm thời gian chuyển qua lại giữa các ứng dụng”, Giám đốc Tăng trưởng, Nền tảng GapoWork nói thêm.

Digital workplace cũng liên quan đến quản trị giao tiếp, giúp mọi người kết nối tốt hơn, giao tiếp tốt hơn bên trong một tổ chức, tăng sự gắn kết mọi người trong tổ chức. Ngoài ra, workflow (luồng công việc) trong digital workplace giúp mọi người thiết lập ra những luồng trao đổi công việc thông suốt hơn, tránh chồng chéo.

Chuyên gia tư vấn về Chuyển đổi Số và Chiến lược Công nghệ Thông tin Deloitte Việt Nam cho rằng, digital workplace xuất phát từ chính nhu cầu của lực lượng lao động trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển. Ngoài ra, xu thế về dữ liệu thông tin cũng thúc đẩy môi trường làm việc số. Thông tin đang phát triển theo cấp số nhân, nhưng để lựa chọn được thông tin phù hợp, hữu ích luôn là một thách thức. Chính vì những điều này, môi trường làm việc số đang được các doanh nghiệp lựa chọn nhằm giải quyết những thay đổi tất yếu trong môi trường làm việc, kinh doanh. 

Ông Thanh cho biết theo nghiên cứu của Deloitte, digital workplace có 4 thành phần quan trọng. Ngoài ba thành phần thiết yếu của một doanh nghiệp là con người, quy trình và công nghệ, thì digital workplace còn liên quan đến định hướng kinh doanh. 

Bằng cách kết nối nhân viên vượt ra ngoài ranh giới khu vực địa lý hoặc các phòng ban, môi trường làm việc số trao quyền cho mọi người để tất cả đồng lòng nỗ lực, xây dựng cộng đồng với những quan tâm chung, thúc đẩy kiến thức quản lý và cộng tác theo những cách có ý nghĩa và mang lại giá trị kinh doanh có thể đo lường được cho doanh nghiệp.

NHẬN DIỆN NHỮNG KHÓ KHĂN CỦA DOANH NGHIỆP VIỆT 

Đại diện GapoWork cho biết trong vòng một năm qua công ty đã tư vấn cho khoảng 600 doanh nghiệp, phần lớn họ là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có khoảng 5% là doanh nghiệp lớn và rất lớn. 

Tuy vậy, hầu hết các doanh nghiệp đều chưa nhận thức về digital workplace hay phần lớn các chức năng của nền tảng môi trường làm việc số. Các doanh nghiệp chỉ tiếp cận từng phần, từng công nghệ riêng lẻ. Tuy nhiên, khi được tham khảo các thông tin và được tư vấn, doanh nghiệp đã nhận ra sự cần thiết phải hợp nhất các nền tảng, công cụ, tối ưu các công nghệ để đảm bảo hoạt động quản trị doanh nghiệp tốt hơn. 

Đặc biệt, khối các doanh nghiệp vừa và nhỏ cực kỳ nhanh nhạy trong việc tiếp cận công nghệ, bởi vì có thể công nghệ sẽ là chìa khóa giúp họ tăng trưởng. Có thể vì các doanh nghiệp nhỏ đang thiếu các nguồn lực, vì phải kiêm nhiệm, phải thích ứng với sự linh hoạt thị trường, cho nên họ cần sự trợ giúp của công nghệ. 

Theo bà Hương, chi phí không phải là vấn đề lớn nhất của doanh nghiệp khi tạo dựng digital workplace. Trái lại, doanh nghiệp gặp một số khó khăn khác khi chuyển sang môi trường làm việc số. Thứ nhất là nhận thức và sự ủng hộ của ban lãnh đạo. 

 

“Trong thời đại 4.0, đã đến lúc doanh nghiệp cần quan tâm đến việc quy hoạch một cơ quan số, một không gian làm việc số. Đó sẽ là một nền tảng, hoặc một “super app” (siêu ứng dụng) nào đó, chứa tất cả các tác vụ. Những tác vụ này được tích hợp vào nhau, được quy hoạch theo luồng và được sử dụng thông qua những account (tài khoản) được định danh theo từng người trong tổ chức. Super app đó giúp doanh nghiệp quy hoạch tài nguyên, quy hoạch thông tin, giúp các nhân viên tiết kiệm thời gian chuyển qua lại giữa các ứng dụng”.

Trong câu chuyện chia sẻ với The Wise Talk, đại diện GapoWork cho biết, phần nhiều khách hàng tìm đến tư vấn về digital workplace là bộ phận công nghệ thông tin, bộ phận nhân sự. Họ được giao nhiệm vụ hòa chung không khí chuyển đổi số của cả nước thì “doanh nghiệp chúng ta cũng chuyển đổi số đi”. Khi tìm được một giải pháp rồi, họ sẽ quay trở về để tư vấn ngược lại cho CEO, cho Chủ tịch ở công ty của mình, để triển khai đồng bộ giải pháp cho toàn tổ chức. “Lúc này, nếu doanh nghiệp chưa nhận được sự ủng hộ, vào cuộc quyết liệt của các lãnh đạo cấp cao thì sẽ rất khó khăn”, bà Hương chia sẻ.

Khó khăn thứ hai là khả năng tiếp cận công nghệ của nhân sự. Bởi vì, bản chất mỗi doanh nghiệp đều có những nhân sự ở các vị trí khác nhau và khả năng tiếp cận công nghệ khác nhau, thói quen cũng như độ tuổi các nhân sự cũng khác nhau. Khả năng tiếp cận công nghệ là một trong những rào cản mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong quá trình ứng dụng môi trường làm việc số. 

Trong khi đó về mặt chi phí, doanh nghiệp có nhiều gói lựa chọn khác nhau, các sản phẩm trong nước và ngoài nước. Theo chia sẻ của bà Hương, hiện nay các đơn vị cung cấp nền tảng digital workplace phần lớn là các doanh nghiệp nước ngoài. Chi phí sử dụng những nền tảng ngoại này khá cao. 

“Mình từng biết những công ty phải sống qua mùa Covid, nếu phải sử dụng một nền tảng digital workplace nước ngoài, họ phải chi trả 40.000 - 80.000 USD/tháng. Như thế là quá sức với một doanh nghiệp Việt Nam”, bà Hương cho biết. “Nếu sử dụng các sản phẩm công nghệ Việt, mức chi phí có thể chỉ bằng ¼ thôi”.

Ngoài ra, chi phí có là một khó khăn hay không còn phụ thuộc vào sự sẵn sàng của doanh nghiệp. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp chưa có kế hoạch chi phí về việc sử dụng các nền tảng công nghệ, gặp phải những tình huống như dịch Covid-19 vừa qua, họ sẽ gặp khó khăn tài chính khi bất ngờ phải bỏ tiền đầu tư vào digital workplace. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể chưa hình dung, hiểu hết về sản phẩm. Khi tìm các giải pháp trên thị trường, nếu hông gặp được đơn vị tư vấn “có tâm” hay có thể đưa ra cái nhìn toàn cảnh, chẳng hạn trong vòng 6 tháng hay 1 năm tới, doanh nghiệp sẽ phải chi trả bao nhiêu cho digital workplace. “Họ có thể mất tiền mua phải các sản phẩm không dùng được, mua sản phẩm rồi nhưng không chuyển đổi được văn hóa, không chuyển đổi được hành vi” bà Hương nói. Tất cả những điều đó có thể trở thành rào cản, khó khăn khi doanh nghiệp chuyển dịch, sử dụng digital workplace.

LỰA CHỌN NỀN TẢNG DIGITAL WORKPLACE MAKE IN VIỆT NAM HAY NỀN TẢNG NGOẠI?

Nói về việc lựa chọn sản phẩm digital workplace trong nước hay nước ngoài, đại diện Deloitte cho rằng quyết định mua các sản phẩm trong nước hay các sản phẩm của nước ngoài phải dựa vào các phân tích. Ở góc độ chủ đầu tư, chủ doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo sẽ quan tâm đến câu chuyện “tôi bỏ một đồng tiền ra, tôi sẽ được cái gì”. 

Sản phẩm make in Việt Nam sẽ có những lợi thế như dễ sử dụng hơn, phù hợp hơn với văn hóa Việt Nam cũng như chi phí có thể rẻ hơn. Nhưng liệu sản phẩm đó có tiệm cận được với những thông lệ quốc tế không? Điều đó cho thấy, để quyết định sử dụng giải pháp trong nước hay nước ngoài, mọi phân tích phải được đưa ra, chỉ rõ những điểm mạnh, điểm yếu của từng sản phẩm. Nhà tư vấn sẽ giúp doanh nghiệp nhìn nhận và lựa chọn một giải pháp phù hợp nhất chứ không phải là giải pháp tốt nhất, cũng không phải là giải pháp đắt tiền nhất. 

Bà Hương cho biết GapoWork, với tư cách là một nhà sản xuất giải pháp công nghệ Việt Nam, rất quan tâm đến các tiêu chuẩn quốc tế. “Chúng tôi nghiên cứu những tiêu chuẩn, thông lệ quốc tế, chẳng hạn như tiêu chuẩn về tính minh bạch thông tin, bảo mật thông tin hay tôn trọng sự đa dạng trong doanh nghiệp …Tất cả những hiểu biết đấy sẽ đi vào sản phẩm, trở thành triết lý của sản phẩm GapoWork”.

“Một mặt chúng tôi hướng tới các tiêu chuẩn quốc tế và đưa vào sản phẩm, ngược lại chúng tôi cũng phải thấu hiểu thị trường Việt Nam. Chẳng hạn, thị trường Việt Nam phần lớn là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hay đặc điểm của người Việt Nam là “rất thích chat, ngại giao tiếp trực tiếp”.

Như vậy, cùng với sự hỗ trợ về mặt công nghệ, sản phẩm Việt Nam sẽ có lợi thế hiểu được hành vi của người dùng Việt, văn hóa của doanh nghiệp Việt điều mà hầu hết các sản phẩm công nghệ nước ngoài còn thiếu. Thậm chí, sản phẩm digital workplace trong nước cũng có những chức năng được tùy biến riêng, tối ưu riêng cho từng ngành hàng. Hay một tình huống đơn giản được bà Hương chia sẻ, là “cáp biển quốc tế bị đứt”, sử dụng nền tảng digital workplace trong nước lúc này sẽ “có lợi thế hơn”!

“Đó chính là những benefits (lợi ích) rất nho nhỏ thôi mà người Việt có thể đem lại cho người Việt”, đại diện GapoWork nói. “Chúng tôi cùng với các doanh nghiệp Việt Nam đang thúc đẩy sự tự hào doanh nghiệp Việt dùng giải pháp Việt. Bản thân các đơn vị nội địa có thể hỗ trợ lẫn nhau trong các quá trình trưởng thành”.